JENIS-JENIS DAN CARA MEMBUAT SURAT BISNIS (NIAGA)

Surat adalah media tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi berita dan alat komunikasi. Surat merupakan faktor utama ketatausahaan guna memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu, surat harus dibuat dengan baik agar tidak terjadi bias komunikasi dan salah informasi yang dapat merubah pandangan berbagai pihak terhadap organisasi.

 

Sesuai dengan namanya, surat niaga secara sederhana dapat diartikan sebagai surat yang digunakan dalam kegiatan perniagaan. Surat Niaga ini adalah surat yang isinya berhubungan dengan kepentingan-kepentingan dalam kegiatan perniagaan. Dalam pengertian lain disebutkan bahwa surat niaga adalah surat yang dibuat oleh orang-orang atau suatu badan usaha atau perusahaan untuk mencari keuntungan. Surat ini dapat bersifat intern dan ekstern. Intern artinyasurat ini dapat digunakan untuk berhubungan antar perusahaan itu sendiri baik dari tingkat pusat sampai padda cabang- cabangnya. Sedangkan secara ekstern artinya surat itu dapat digunakan untuk berhubungan dengan perusahaan lain.

 

Jenis-jenis Surat Bisnis (Niaga)

1. Surat Perkenalan (Intoduction Letter)

Surat Perkenalan adalah surat niaga yang berasal dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi dari suatu produk. Tujuan surat ini adalah menyampaikan informasi agar pembaca tertarik dengan produk yang dihasilkan dan berlanjut dengan memesan produk tersebut. Kedudukan surat perkenalan cukup lemah, maka perlu disusun selengkap dan sebaik mungkin.

 

Hal – hal yang perlu diinformasikan dalam surat perkenalan antara
lain :

• Nama perusahaan dan bidang usaha yang dijalankan
• Gambaran produk yang dihasilkan, ciri-ciri, kelebihan dan sebaginya.

Cara menyusun :
Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu disampaikan/diinformasikan dalam surat perkenalan.

1. Hal : Perkenalan
2. Alinea Pembuka – Memperkenalkan nama perusahaan dan kegiatannya.
3. Alinea Isi (Tubuh) – Mengenalkan prosuk atau jasa yang dihasilkan; antumkan nama, jenis, ukuran barang, serta kelebihannya.
4. Alinea Penutup – Menyampaikan ucapan terimakasih, harapan agar memesan dan niat untuk memberikan pelayanan yang baik.

2  Surat Permintaan Penawaran (Letter of Inquiry)

Surat permintaan penawaran juga dapat disebut permintaan daftar harga dari calon pembeli. Surat ini merupakan tanggapan atas perkenalan atau pameran yang diselenggarakan. Pada umumnya alasan perlunya pembutan surat permintaan penawaran antara lain:

1. Untuk mengisi berbagai barang dagangan karena akan membuka cabang baru, termasuk membuka usaha baru.
2. Produk yang diminta diminati oleh calon pembeli.
3. Mempunyai keinginan untuk memiliki produk yang ditawarkan.
4. Tertarik akan suatu hasil produk yang dipamerkan, diiklankan atau dilihat di show room.
5. Tertarik dengan perkenalan yangdisampaikan.

Informasi yang diharapkan dapat disampaikan melalui surat penawaran antara lain:

1. Nama barang, model, tife, merk, syarat mendapatkan, syarat pembayaran, potongan harga, sifat penawaran. 
2. Bila memungkinkan, minta dikirim contoh, daftar harga, booklet, katalog, brosur, dan sebagainya.

Cara Menyusun
1. Hal: Permintaan Penawaran
 

2. Alinea Pembuka
Bagian ini menyampaikan alas an pembuatan surat permintaan penawaran. Bisa karena tertarik setelah menyaksikan suatu pameran, karena membaca iklan, menanggapi surat perkenalan, atau karena akan mengembangkan usaha.
 

3. Alinea Isi (Tubuh)

Ada kaitan antara isi dan pembuka. Bagian ini berisi permintaan keterangan akan barang atau jasa yang diinginkan. Biasanya meliputi: harga, mutu, jenis, ukuran keunggulan, syarat pembayaran, syarat penyerahan, kemasan dan sebagainya. Bila pula disertai permintaan pengiriman contoh (sample), brosur, daftar harga dan sebagainya.
 

4. Alinea Penutup
Ucapan terima kasih dan harapan agar permintaan segera dipenuhi. Dapat pula disampaikan alasan, karena akan mempertimbangkan penawaran pihak lain.

3. Surat Penawaran (Offered)

Surat penawaran disebut juga surat jual atau offered. Kedudukan surat ini lemah, maka harus menggunakan bentuk yang menarik, bahasa yang baik dan sopan serta menyampaikan informasi secara lengkap. Isi informasi harus sesuai dengan barang yang ditawarkan dan jangan menjerumuskan karena berlebihan.

 

Surat penawaran dibuat atas dasar surat permintaan penawaran atau karena akan memasarkan suatu produk baru. Bila penawaran dilakukan karena ingin memperkenalkan produk, maka bentuknya dapat lebih bebas dibandingkan dengan permintaan penawaran.

 

Isi pokok surat penawaran antar lain:

• Nama, jenis, kualitas barang
• Harga satuan
• Sifat penawaran
• Cara pembayaran
• Cara penyerahan barang
• Besar potongan yang diberikan
• Besar uang muka yang harus dibayarkan
• Alat angkut barang
• Jaminan lainnya

Sifat penawaran ada tiga macam, yaitu:

• Penawaran tetap, yaitu penawaran yang tidak berubah sifat, baik mengenai harga maupun syarat-syarat.
• Penawaran bebas, penawaran yang isi informasinya sewaktu- waktu bisa berubah, tanpa pemberitahuan.
• Penawaran dengan jangka waktu, misalnya berlaku untuk 3 bulan, selam bualn promosi dan sebagainya.

Alat angkut yang bisa dimanfaatkan sehubungan dengan pengiriman barang antara lain:

• EMKL (Ekpedisi Muatan Kapal Laut)
• AWB (Air Way Bill)
• ELTEHA
• Titipan Kilat
• Armada Angkatan Laut Perusahaan
• Pos, dan lain-lain

Sedangkan alat penawaran yang dapat dimanfaatkan antara lain: Surat, iklan, reklame, poster, spanduk, brosur/selebaran, TV, radio, dan lain-lain. Harga satuan dan penyerahan barang dalam penawaran sering disatukan.
 

Contoh
Harga per buah Rp. 50.000,00/franco
Artinya, harga per buah Rp. 50.000,00 dan barang diserahkan di
gudang pembeli.
Cara Menyusun
1) Hal: Penawaran….
 

2) Alinea Pembuka Alinea ini berisi jawaban dari surat permintaan penawaran yang telah diterima. Jangan lupa menyebut nomor dan tanggal suratnya. Selain itu bisa pula berisi usaha coba-coba menawarkan suatu produk baru yang menginformasikan keunggulan akan produk baru yang dikeluarkannya yang berbeda dengan produk lain yang telah ada.
 

3) Aline Isi (Tubuh)
Bagian ini bisa terdiri atas beberapa alinea tergantung dari informasi yang akan disampaikan. Biasanya isi informasi adalah menyebutkan nama barang, harga satuan, kualitas, cara pembayaran, uang muka, cara penyerahan, cara pemesan melakukan pembayaran, alat angkut yang digunakan, penyampaian lampiran dan sebagainya.
 

4) Alinea Penutup
Bagian ini berisi ungkapan terima kasih dan harapan agar penerima segera melakukan pesanan.
 

5) Lampiran
Brosur, leaflet, daftar harga dan sebagainya.

4. Surat Pesanan (Ordered atau Purchase Order/PO)

Surat pesanan juga disebut surat beli, biasanya surat pesanan terjadi setelah adanya surat penawaran dengan mempertimbangkan ketentuan:

• Setelah mempelajari dan meneliti barang yang ditawarkan
• Barang tersebut memang diperlukan atau banyak diminati calon pembeli
• Ingin melengkapi barang-barang yang dijual
• Syarat-syarat yang diajukan dalam penawaran disetujui calon pembeli
• Sesuai dengan kondisi keuangan yang telah diperhitungkan

Hal-hal yang dicantumkan dalam pesanan antara lain:

• Menyebutkan nama barang dan jumlahnya
• Menyebutkan harga satuan dan jumlah harganya
• Menyebutkan jumlah terbayar setelah dipotong discount
• Menyebutkan jumlah uang muka yang telah dikirim dan sarana pengiriman
• Kesanggupan pelunasan sisanya
• Kapan barang harus diterima
• Mungkin minta cara pembungkusan dan alat angkutnya

Cara Menyusun

1)    Hal: Pesanan….
2)    Alinea Pembuka
Menyebutkan nama dan tanggal surat penawaran yang telah diterima dan ucapan terima kasih
3)    Alinea Isi (Tubuh),
antara lain memuat informasi:
a)    Setelah mempelajari barang yang ditawarkan, tertarik untuk melakukan pemesanan.
b)    Menyebutkan jenis, tipe, jumlah barang yang akan dipesan
c)    Menyebutkan harga satuan dan jumlah harga keseluruhan
d)    Berapa yang harus dibayar setelah dipotong discount
e)    Menyebutkan uang muka yang telah dikirim dan cara pengirimannya
f)    Menyebutkan jumlah sisa yang belum dibayar dan kesanggupan pelunasan
g)    Melampirkan kopi pembayaran uang muka
h)    Menyampaikan harapan akan pengiriman barang
4)    Alinea Penutup – Menyampaikan terima kasih dan harapan akan kiriman barang.
5)    Lampiran
Foto kopi bukti setoran uang muka

5. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang (SPPB)

Apabila syarat-syarat pesanan sudah disepakati, maka sudah dapat dibuatkan surat perjanjian jual beli. Apabila barang-barang yang dipesan ada dalam persediaan, maka dipersiapkan pengiriman barang. Surat tersebut perlu dilampiri dengan kopi faktur, daftar barang dan surat pengantar barang.
Hal-hal yang dicantumkan dalam surat pemberitahuan pengiriman
barang antara lain:

a.    Nama barang, merk, jumlah dan harga satuan
b.    Discount yang disepakati
c.    Uang muka yang telah diterima
d.    Kode-kode dalam bungkus barang
e.    Mengingatkan akan pelunasan sisanya
f.    Pemberitahuan alat angkut yang dipakai

 

Cara Menyusun
1)    Hal: Pengiriman Barang Pesanan
2)    Alinea Pembuka – Memuat informasi telah menerima surat pesanan dengan menyebutkan nomor dan tanggal surat tersebut.
3)    Alinea Isi (Tubuh) memuat beberapa hal berikut:
a)    Informasi tanggal pengiriman dan perkiraan sampai
b)    Menyebutkan kembali jumlah barang yang dipesan, merk, harga satuan
c)    Jumlah terbayar setelah dipotong discount
d)    Uang muka yang telah diterima sambil mengingatkan pelunasan sisa uang yang harus dibayar
e)    Kode-kode barang dalam peti
f)    Lampiran yang disertakan 
4)    Aline Penutup – Berisi ucapan terima kasih, harapan agar puas dengan barang kiriman sekaligus menunggu pesanan selajutnya.
5)    Lampiran – Melampirkan dokumen niaga berupa: kopi faktur, packing list, surat jalan.

6. Surat Pengantar Barang (SPB)

Selain surat pemberitahuan pengiriman barang, dikenal juga jenis surat niaga lain yang berkaitan dengan pengiriman barang, yaitu surat pengantar barang (SPB). Surat pengantar barang disebut juga surat jalan. Surat in memiliki fungsi:
a.    Sebagai bukti penyerahan dan tanda terima barang
b.    Untuk menjamin bila ada pemeriksaan dalam perjalanan 

 

Jenis angkutan dan surat yang dipergunakan:
a.    Untuk angkutan darat disebut surat pengantar barang
b.    Untuk angkutan laut disebut konosemen atau Bill of Lading atau surat muatan
c.    Untuk angkutan melalui udara dengan dokumen Air Way Bill (AWB)
 

a. Macam-Macam Konosemen:

• Konosemen dengan nama atau konosemen recta, yaitu hanya yang tercantum dalam konosemen itu yang berhak menerima
• Konosemen kepada order artinya barang dapat diserahkan kepada orang lain dengan endosemen (keterangan hak diserahkan kepada orang lain)
• Konosemen dengan nama atau order artinya dapat diterimakan kepada yang namanya tercantum atau dengan endosemen
• Konosemen kepada siapa yang membawa, artinya bisa diserahkan begitu saja

7. Surat Klaim dan Penyelesaiannya

a.    Surat Klaim
Dalam kegiatan bisnis, surat klaim diajukan oleh pihak pembeli. Surat ini terjadi atau dibuat karena ada masalah di dalam suatu transaksi bisnis.
Beberapa hal yang menjadi penyebab terjadinya klaim antara lain:

• Keterlambatan pengiriman barang
• Barang pesanan tidak sesuai dengan contoh yang pernah dikirim (kualitas lebih rendah)
• Barang pesanan rusak atau cacat
• Jumlah yang dipesan kurang atau tidak lengkap
• Merk berbeda dengan yang dipesan

Hal-hal di atas mengakibatkan timbulnya tuntutan atau klaim, misalnya:

1. Membatalkan pesanan
2. Minta ganti rugi
3. Minta potongan harga
4. Barang minta dibuka
5. Minta tambahan barang sesuai dengan kekurangan
6. Minta dikirim tenaga teknisi (pembelian kapal, pesawat, AC, dan sebgainya)

b.    Syarat-Syarat Pengajuan Klaim
Mengajukan klaim harus dilakukan secara hati-hati sehingga tidak terjadi salah paham. Oleh karena itu, harus diselidiki lebih dahulu dan data-data pendukung harus dipersiapkan selengkap-lengkapnya, tidak hanya bersifat emosional saja. Ini perlu diusahakan agar hubungan kerja/dagang tetap berjalan (tidak putus). Bila perlu dan memungkinkan diadakan musyawarah untuk mencari penyelesaian yang terbaik, dan dihindari sengketa jangan sampai ke pengadilan. Klaim dapat diajukan kepada penjual, pengangkut barang atau kepada asuransi yang menanggung barang. Sebaiknya diajukan segera setelah diketahui ada persoalan.
Ada beberapa hal yang tidak bisa diklaim, misalnya: barang yang rusak secara alami, berat barang menurun karena semakin kering (misalnya: cengkeh, tembakau dan sebagainya).
Cara Menyusun
1) Hal: Klaim atas Barang Kiriman (Pesanan)
2) Alinea Pembuka  – Menyampaikan ucapan terima kasih atas barang yang telah diterima dan informasi waktu penerimaan.

3)  Alinea Isi (Tubuh), bagian ini memuat hal-hal berikut:

• Setelah diteliti/dicoba/dihidupkan/dihitung   kami   kecewa karena….
• Kami minta ganti rugi berupa…./kami minta tukar dengan yang baru dan sebagainya
•  Sebagai bukti, bersama ini kami lampirkan surat dari kepolisian…. (kalau ada)

4) Alinea Penutup
Alinea penutup biasanya memuat tindak lanjut atau akibat dari kesalahan, dapat pula berupa sanksi/ancaman, misalnya: sisa pembayaran akan kami selesaikan setelah klaim diselesaikan, akan membatalkan pembelian, jika klaim tidak segera ditanggapi, dsb.
 

5) Lampiran
Memuat dokumen yang ada.

8. Surat Penyelesaian Klaim

Bila terjadi suatu klaim, tindakan yang seharusnya dilakukan adalah:

• Menyelidiki kebenaran tuntutan
• Tidak emosional
• Kalau benar, diselesaikan secara musyawarah
• Kalau tidak benar, perlu memberi penjelasan dan alsan yang tepat

Berikut adalah beberapa contoh alasan yang dapat disampaikan.

• Kerusakan bukan disebabkan karena kesalahan kami, melainkan kesalahan dari perusahaan pengirim (kargo), silahkan menghubungi perusahaan pengirim yang bersangkutan, alamat terlampir.
• Kami minta maaf tidak bisa menanggapi klaim Saudara, mengingat kekurangan berat barang terjadi karena penyusutan/penguapan kadar air.

Cara Menyusun

 

1)  Kalau mengakui kesalahan:
Ungkapan pengakuan kesalahan dan permintaan maaf, atau menawar dengan kesediaan akan menanggung sebagian dan memberikan penjelasan tentang alasan.

 

Misalnya:
Setelah diteliti ternyata kesalahan ada dipihak kami. Untuk itu, kami minta maaf dan tuntutan kami terima. Kami akan segera menyelesaikannya. Terima kasih atas pengertian Anda. Semoga kita tetap bisa membina kerja sama.

 
2)    Kalau menolak
Berikan penjelasan alasan penolakan klaim dengan jelas, bila perlu
disertai bukti.
Misalnya:
Setelah kami teliti, ternyata kesalahan bukan ada pada pihak kami. Kami telah melakukan pengepakan dan penggiriman sesuai aturan. Namun pegawai Saudara yang kurang berhati- hati dalam melakukan pembongkaran. Oleh karena itu, kami berpendapat bukan menjadi tanggung jawab kami lagi.

3)    Kalau salah alamat
Sebutkaninstansimanayangbertanggungjawab,bilamemungkinkan berikan penjelasan bahwa siap membanu pengurusannya.
Misalnya:
Setelah kami teliti, ternyata terletak pada proses pengiriman barang. Sedangkan kami hanya bertanggung jawab terhadap penyediaan barang. Oleh karena itu, kami persilahkan Saudara menghubungi pihak Biro Jassa Pengiriman Barang pada alamat terlampir.

 

Bisa berupa ungkapan permintaan maaf, pengertian, dan kesediaan
memenuhi tuntutan.
Contoh Surat Penyelesaian Klaim

 

9  Surat Tagihan dan Jawabannya

a. Surat Tagihan

Tagihan terjadi karena pihak pemesan tidak melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakantan. Misalnya menunda pembayaran atau bahkan mundur cukup lama tanpa ada pemberitahuan atau alasan yang pasti.
Ada beberapa tahapan pengiriman surat tagihan, mulai dari tagihan pertama hinngga ketiga. Apabila setalah surat tagihan ketiga, pembeli tetap tidak memberikan tanggapan, persoalan utang-piutang bisa diserahkan ke bank melalui inkaso. Bila hal ini juga tidak diindahkan, maka langkah terakhir yang ditempuh adalah mengajukan surat gugat ke pengadilan negeri setempat.
 
Cara Menyusun
1)    Hal: Tagihan Faktur Nomor….
2)    Alinea Pembuka
Akan melakukan tutup buku, ditemukan faktur yang belum diselesaikan pembayaran dll atau batas waktu pembayran telah lewat, namun tidak ada kabar apapun dsb.
3)    Aline Isi (Tubuh)
a)    Permintaan agar faktur terutang segera dibayar
b)    Informasi bahwa penulis melampirkan faktur dan
kopi pesanan
4)    Alinea Penutup
Permintaan    penyelesaian    pembayaran    faktur    terutang    dan penyampaian ucapaan terima kasih.
 

b. Jawaban Surat Tagihan

Biasanya seorang pembeli akan segera menanggapi surat tagihan petama. Hal ini dilakukan agar hubungan kerja sama bisa tetap terjalin dan agar memberikan kesan yang baik.
Ada beberpa hal yang disampaikan alam menjawab surat tagihan yang
pertama:
1) Mengakui kelalaian dengan menyampaikan alas an dan kesanggupan akan segera menyelesaikan kewajiban.
2) Mengakui kelalaian dan menyampaikan alasan, namun meminta diberi waktu untuk menunda pembayaran.
3) Setelah melakuakn pengecekan, menyampaikan bahwa faktur tersebut sesungguhnya telah dilunasi dan mengirim bukti-bukti pelunasan faktur itu.
Cara Menyusun
1)   Hal: Tagihan Faktur….
2)  Alinea Pembuka
Menyebutkan nomor dan tanggal surat tagihan yang telah diterima.
3) Alinea Isi (Tubuh)
o    Mengakui kelalaian dan menyampaikan alsan serta permintaan maaf atas kelalaian.
o    Bila meminta penundaan, sebutkan kapan waktu yang dijanjikan, dan melaui apa uang akan dikirim.
4) Alinea Penutup
Ucapan terima   kasih   atau   harapan   terkabulnya   permintaan
penundaan, serta