Pengertian Surat Bisnis (Niaga)

Surat diartikan sebagai salah satu alat Komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain. Pihak lain disini dapat diartikan individu atau organisasi.

Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia pada zaman modern ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi dan sosialnya, manusia akan menjalin hubungan yang semakin luas dengan berbagai individu, baik yang berada disekitarnya maupun ditempat lain.

Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya. Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya

Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu.

Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam diatas putih’. Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.

Surat dapat mencerminkan ‘citra diri’ dari pengirimnya, menyadari hal tersebut perusahaan perlu bersikap selektif dalam memilih sekretaris yang akan menangani aktivitas korespondensi atau surat menyurat tersebut, Citra perusahaan dapat tercemar dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam kegiatan bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak menguasai teknik dan etika korespondensi. Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya, oleh karena itu pengirim harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si penerima surat tersebut.

Menulis ‘surat’ yang baik tidak menuntut keahlian khusus seperti seorang pengarang novel, puisi, cerpen atau karya sastra lainnya, karena pada dasarnya ‘surat’ bukanlah sebuah karya sastra. Meskipun demikian, menyususn surat yang baik tidaklah sesederhana yang sering dibayangkan orang, karena ada aturan dan kebiasaan tertentu yang secara umum berlaku dan harus dipenuhi oleh setiap penulis surat.

Pengertian Surat Bisnis atau Niaga

Pengertian surat niaga dari beberapa ahli, antara lain:

Korespondensi atau surat-menyurat yang dilakukan dalam usaha dan tindakan yang ada sangkut pautnya dengan bidang perdagangan/niaga/bisnis (Thomas Wiyasa B., 1995: 95).
Surat sebagai produk komunikasi tulis yang mengiringi proses dan prosedur bisnis (Lammudin Finoza, 2004: 195)
Surat yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi dalam bertransaksi (bisnis) yang meliputi surat kepada pelanggan (pembeli) dan surat kepada pemasok (penjual) (Ramelan, 2005: 151)

Surat bisnis merupakan utusan atau duta bagi sebuah perusahaan dalam menjalain kerja sama dengan mitra bisnisnya. Oleh karena itu, bahasa surat niaga harus ditata dengan jelas, menarik, dan mudah dipahami. Sebelum suatu transaksi perdagangan terjadi selalu diawali dengan perkenalan, tawar-menawar dan sebaginya. Dengan demikian terjadilah tukar menukar informasi, baik secara lisan maupun tertulis. Pertukaran informasi secara tertulis salah satunya menggunakan surat sebagi medianya. Kegiatan inilah yang selanjutnya disebut sebagai korespondensi niaga.

Fungsi Surat Bisnis (Niaga)

Walaupun perkembangan teknologi informasi dan komunikasi berkembang sangat pesat seperti telepon, faksimile, telepon genggam, televisi, radio, telegram, komputer dan lain sebagainya, namun surat masih merupakan sarana penghubung/komunikasi yang sangat penting bagi seseorang,
kelompok, maupun organisasi bisnis.
Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis atau surat niaga memiliki
fungsi sebagai berikut:

Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Karena surat bisnis dapat berfungsi sebagai wakil dari pengirim surat, maka pengirim surat biasanya perlu memperhatikan berbagai kaidah penting dalam penulisan surat, misalnya objektif, sistematis, sederhana, dan mudah dipahami serta jelas.
Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis, misalnya surat permintaan informasi produk baru, surat penawaran produk baru, surat pemesananproduk, surat penagihan, surat penerimaan, surat penolakan, dan surat pengaduan (klaim).
Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian jual-beli, surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui surat-surat bisnis yang dapat dipakai sebagai alat bukti tertulis, seseorang dapat melakukan pengecekan atas berbagai kegiatan bisnis yang telah dilakukan pada masa lalu, sehingga dapat dipakai sebagai bahan untuk memprediksi kegiatan bisnis masa depan.
Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan ketika dibutuhkan dapat dilihat atau dicek kembali untuk mengingat berbagai kegiatan yang telah dilakukan dimasa lalu atau sebelumnya.
Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat kepailitan usaha, surat penggabungan usaha (merger). Surat-surat bisnis tersebut menjadi catatan yang sangat berharga sebagai bukti historis dalam dunia bisnis.
Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja). Surat-surat bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan bisnis.
Media promosi bagi pengirim surat. Dalam perkembangannya, surat bisnis dapat digunakan oleh si pengirim surat untuk mempromosikan perusahaan termasuk produk-produk yang dihasilkan kepada pihak lain baik perorangan maupun instansi/perusahaan. Misalnya surat perkenalan perusahaan, surat penawaran produk, dan surat pemberitahuan.

Surat memiliki beberapa kelebihan dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, antara lain dapat menghindari kesalahpahaman dalam berkomunikasi karena perngirim pesan dapat mempersiapkannnya dengan sebaik-baiknya dan sejelas-jelasnya. Disamping itu, penyampaian pesan-pesan bisnis memungkinkan pembaca dapat membacanya berulang-ulang, sehingga apa yang disampaikan dalam surat tersebut dapat dipahami sebaik- baiknya.

Istilah dalam Surat Bisnis atau Niaga

Istilah dalam surat menyurat :

a. Order
Merupakan surat pesanan atas barang atau jasa, baik yang ditawarkan maupun tidak, bedasarkan penawaran dan pemesanan menyanggupi untuk membayarnya.

b. Offerate
Merupakan surat usaha memperkenalkan barang tau jasa dengan maksud untuk melepaskannya/menjualnnya.

c. Klaim (Complaints)
Merupakan pernyataan keluhan/pengaduan yang disampaikan calon pembelu atas ketidaksesuaian pesanannya (harga. mutu. kuantitas) dan ketidakpuasan lain-lainnya.

d. Adjustments
Ialah penyelesaian perihal keluhan/pengaduan uang dianjurkan
oleh calon pembeli.

Istilah Penyerahan Barang

a. Loko Gudang
Penyerahan barang dilakukan digudang penjualan. Hal ini berarti semua biaya yang dikeluarkan. mulai dari gudang penjual sampai pada tempat yang dikehemdapki pembeli, menjadi tanggungan pembeli.

b. Franco Stasiun
Semua biaya yang dikeluarkan sampai barang di stasiunkereta api- kota dari penjual menjadi tanggungan pembeli.

c. FAS (Free Along Side)
Semua biaya menjadi tanggungan penjual sampai barang berada disamping kapal untuk siap dimuat.

d. FOB (Free On Board)
Semua ongkos mulai dari gudang penjual sampai barang berada ditas kapal laut menjadi tanggungan penjual.

e. C&F (Cost and Freight)
Semua biaya samapi dipelabuhan menjadi tanggugan penjual

f. CIF (Cost Insurance Freight)
Semua biaya termasuk premi asuransi pengangkutan hingga barang berada dipelabuhan tempat pembeli, menjadi tanggungan penjual.

g. FAQ (Free at Qui)
Semua biaya hingga berada dipelabuhan tempat pembeli, termasuk biaya bongkar dari kapal kedarat menjadi tanggungan penjual.

h. FOS (Free Overside Ship)
Semua biaya, muali dari gudang penjual sampai barang itu siap dimasukan ke gudang pelabuhan pembeli menjadi tanggungan penjual.

i. Franko Laut Pelabuhan Pembeli
Penjual hanya menanggung semua biaya smapai kapal berlabuh ditengah laut pada pelabuhan pembeli.

j. Loko Gudang Pembeli (Loco Entreport)
Semua biaya yang terjadi atas barang sampai pelabuhan menjadi tanggungan penjual.

k. Loco In Consumsi (Franco Bea Tempat Membongkar)
Penjual menanggung semua biaya termasuk bea masuk dan pajak
lainnya (PPN, Ppn, BM, dan Import)l

l. FOP (Free on Plane)
Semuabiaya sampai barang berada disamping pesawat dan siap untuk dikirim ditanggung penjual.

m. FAP (Free at Plane)
Semua biaya sampai dengan bandara pembeli termasuk biaya bongkar dan peron menjadi tanggungan penjual

Istilah Potongan dalam Bisnis

a. Potongan Harga

Rabat – Potongan yang diberikan kepada pembeli atas pembelian dalam partai besar dan biasanya dinyatakan dalam persen (%) dari harga berat bersih.
Potongan Tunai – Potongan yang diberikan kepada pembeli yang membayar secara tunai/kontan.
Rabat Istimewa – Potongan yang diberikan atas barang-barang yang dijual melebihi jumlah dalam waktu tertentu. Potongan seperti ini biasanya diberikan pada toko-toko tertentu yang dutunjuk perusahaan. Rabat istimewa juga disebyt “premi”.

b. Potongan Berat

Tarra Ekstra – Berat pembungkus lebih dari satu (ekstra) atas barang yang dibeli. Tarra esktra dihitung dari berat bruto.
Tarra – Berat pembungkus yang sebenarnya dan dihitung dari berat setelah dikurangan tarra ekstra. Dalam perdagangan dikenal juga beberapa tarra yaitu :
Tarra Netto – Potongan berat pembungkus barang sebelum pembungkus tersebut digunakan barang atau diisi barang
Tarra Asli – Potongan peyesuaian berat pembungkus atas ukuran timbangan luar negeri ke ukuran timbangan dalam negeri. Biasanya potongan seperti ini terjadi dalam hubungan perdagangan luar negeri.
Tarra Uso (Tarra Kebiasaan) – Potongan berat pembungkus yang didasarkan kepada kebiasaan dalam hubungan dalam perdagangan.
Tarra Berdasarkan Ketentuan (UU atau Peraturan) – Potongan berat pembungkus berdasarkan kepada ketentuan- ketentuan yang berlaku. Biasanya oleh pabean potongan ini disebut juga tarra pabean.
Rafaksi – Potongan yang diberikan kepada pembeli atas kemungkinan terjadinya kekurangan atau susutnya barang selama dalam perjalanan. dan dihitung dari berat setelah dikurangi tarra.

Istilah Pembayaran

a. Pembayaran dimuka
Pembeli membayar harga yang dibelinya sebelum barang tersebut diterimanya.

b. Remberurs (Cash On Delivery)
Barang yang dikirimkan ketempat pembeli dapat diterima oleh pembeli jika harga barang tersebut telah dibayar.

c. Pembayaran Tunai (Cash)
Barang dapat diterima langsung jika telah dibayar kontan

d. Pembayaran Kemudian
Pembayaran akan dilakukan oleh pembeli jika barang yang dipesannya telah diterima.

Istilah Contoh Barang Sebelum Terjadinya Transaksi

a. Contoh Penawaran (Monster Offerate) – Contoh yang dikirimkan penjual pada saat melakukan penawaran barang dagangan kepada calon pembeli.

b. Contoh Penjualan (Monster Itval/Shiping Sample) – Contoh yang diambil dari barang yang telah dijual dan telah diterima pembeli

c. Contoh Telquel – Contoh barang yang ditawarkan kepada calon pembeli tanpa menyebutkan kwalitasnya dengan jaminan nama baik penjualnya.

d. Contoh Tikaman – Contoh yang diambil dari setiap barang yang akan ditawarkan

e. Contoh Asli – Contoh yang dikirimkan kepada calon pembeli merupakan barang sesungguhnya yang ditawarkan

f. Contoh Standart – Contoh barang yang ditawarkan kwalitasnya telah terstandart (tipe barang sudah pasti)

E Kesimpulan

Surat niaga merupakan salah satu jenis surat yang dibuat dengan tujuan dan dalam ruang lingkup perdagangan atau usaha. Surat niaga terdiri dari beberapa macam surat yang dibuat dengan tujuan tertentu. Yang termasuk surat niaga diantaranya surat penawaran, surat pengiriman barang, dan surat pembayaran atas barang yang dipesan.

Surat penawaran gunanya untuk menawarkan sesuatu kepada perusahaan atau organisasi tertentu, biasanya berupa barang atau jasa. Supaya calon pembeli menjadi tertarik membeli barang dagangan itu. Surat pengiriman barang adalah surat yang dibuat dengan maksud dan tujuan agar pembeli mempunya persiapan untuk penerimaan barang. Surat pembayaran atas barang yang dipesan adalah surat yang berisi mengenai pemberitahuan kewajiban pembayaran kepada pembeli.

Korespondensi Bisnis