Kolaborasi, Komunikasi Interpersonal, dan Etika Bisnis

Kolaborasi, Komunikasi Interpersonal, dan Etika Bisnis: Didalam dunia kerja tentunya kita tidak mungkim mengerjakan segala sesuatu secara individu, bekerja sama sebagai tim tidak hanya mendorong produktivitas yang lebih besar, tetapi juga membina hubungan yang sehat antara karyawan. Dalam pekerjaan apapun skill komunikasi sangat dibutuhkan seperti kemampuan berkolaborasi, yaitu bekerja sama dengan orang lain untuk menyelesaikan suatu permasalahan. Pentinganya berkolaborasi salah satunya membantu memecahkan masalah dan memungkinkan mendapatkan hasil yang maksimal karena melibatkan keahlian banyak orang.

Etika merupakan hal penting dalam kehidupan yang berkaitan dengan nilai kesopanan dan tata krama, sedangkan komunikasi merupakan hal yang krusial bagi sebuah perusahaan, maka dari itu seorang sekretaris harus memiliki etika berkomunikasi, karena dengan tidak adanya etika komunikasi, hal tersebut dapat menimbulkan kesalahpahaman antara perusahaan dengan perusahaan pihak luar maupun perusahaan pihak dalam. Dari hal inilah dapat disimpulkan bahwa etika komunikasi sangat dibutuhkan dalam melaksanakan tugas seseorang untuk menghindari kesalahpahaman.

Pengertian Tim

Sebuah tim adalah unit dari dua orang atau lebih yang berbagi misi dan tanggung jawab untuk bekerja untuk mencapai tujuan bersama. Definisi tim menurut Naresh Jain (2009), tim terdiri dari anggota dengan keterampilan yang saling melengkapi dan menghasilkan sinergi melalui upaya yang terkoordinasi yang memungkinkan setiap anggota untuk memaksimalkan kekuatan mereka dan meminimalkan kelemahan mereka. Anggota tim diharapkan mampu belajar untuk saling membantu, mengenali potensi diri mereka, dan menciptakan lingkungan yang memungkinkan setiap orang untuk melampaui keterbasannya.

Disini kita bisa menyimpulkan bahwa tim adalah sebuah perkumpulan individu yang bekerjasama dan menjadikan misi dan visi nya menjadi satu tujuan untuk tim nya sendiri, supaya tim nya bisa berkembang dan maju, dan bisa menyaingi tim-tim yang lain dalam bidang apapun, mau itu bidang usaha, olahraga, dan lain –lain.

Keuntungan dan Kerugian Tim

Di dalam tim sendiri pasti akan ada yang namanya keuntungan dan kerugian, tidak semua tim akan berjalan dengan lancar pada masa perkembangan nya, pasti akan ada keuntungan dan kerugian yang harus di hadapi dalam tim,berikut keuntungan dan kerugian dalam tim :

Keuntungan Tim

Berikut keuntungan tim :

1. Peningkatan Informasi dan Pengetahuan

Dengan berkerja secara bersama, maka sumberdaya masing-masing individu akan tertampung dalam tim ini, sehingga bisa memperkuat tim baik dalam informasi maupun pengetahuan

2. Peningkatan Keragaman Sudut Pandang

Anggota tim dengan latar belakang yang berbeda akan memberikan pandangan yang beragam terhadap suatu pengambilan keputusan. Hal ini akan memperkuat legalitas dan kualitas pengambilan keputusan

3. Peningkatan Penerimaan Solusi

Solusi yang diputuskan bersama akan diterima secara lebih baik dari pada jika diputuskan oleh seorang individu, misalnya direktur utama perusahaan.

4. Peningkatan Tingkat Kinerja

Dengan berbagai ketrampilan anggota tim yang dimilikinya maka kinerja tim diharapkan bisa lebih baik dari pada kinerja individual

Kerugian tim

1. Groupthink

Groupthink merupakan fenomena untuk mengikuti konsensus darimayoritas anggota tim mengalahkan pendapat minoritas yang mungkin saja lebih benar. Suara mayoritas dapat mengalahkan suara minoritas, padahal belum tentu lebih baik. Dalam tim seringkali lebih diperhatikan suara mayoritas karena dianggap mewakili sebagian besar anggota tim.

2. Tim kerja memungkinkan terjadinya free raider

Mereka yang tidak memberikan kontribusi secara nyata, namun karena bergabung dengan tim maka dia mendapat imbalan atau balas jasa yang sama baiknya.

3. Tim kerja memungkinkan pengambilan keputusan berlarut-larut

Hal ini memungkinkan jika tidak dicapai konsensus antara anggota tim.Dengan begitu, tanpa adanya kerjasama yang baik, tim kerja bisa saja tidak menghasilkan apa-apa dan memungkinkan terjadinya sinergi yang negatif. Artinya penggabungan beberapa individu ke dalam satu tim mengakibatkan kinerja yang lebih lemah dibandingkan jika dikerjakan terpisah secara individual.

4. Adanya agenda-agenda tersembunyi

Dalam tim bisa saja ada anggota tim mempunyai tujuan-tujuan kusus yang belum tentu sejalan dengan tujuan tim secara keseluruhan. Adanya

agenda tersembunyi (hidden agenda) dari anggota tim ini tentu saja akan mengganggu kinerja tim secara keseluruhan.

Karakteristik Tim yang Efektif

Tim yang efektif memiliki karakteristik sebagai berikut:

Setiap anggota tim memiliki kecerdasan emosional. Tim yang solid tidak hanya memiliki keterampilan teknis, tetapi juga kecerdasan emosional. Bahkan, penelitian telah menunjukkan bahwa kecerdasan emosional lebih penting daripada IQ dari masing-masing anggota. Dan faktanya, jika masing-masing anggota tim memiliki kepedulian atau kepekaan sosial, maka hal itu akan berdampak pada kualitas kerja tim yang lebih baik.
Setiap anggota tim saling berbagi dan memahami tujuan bersama. Setiap anggota tim harus memiliki tujuan dan ambisi yang sama, hal ini bertujuan agar tim dapat bekerja seefisien mungkin. Serangkaian penelitian pada tim militer menunjukkan bahwa kerja tim yang efisien tergantung pada bagaimana anggota tim menerapkan pemahaman bersama dari tugas/tujuan yang harus mereka capai.
Memiliki waktu untuk ber-humor-ria. Humor mungkin bukan merupakan faktor yang jelas untuk mengukur efektivitas tim, namun kenyataannya, humor telah membangun kepercayaan dan keintiman yang dapat menciptakan interaksi tim yang lebih baik.
Mereka berkomunikasi secara proaktif. Tim yang efektif menjalin komunikasi yang intens dan proaktif. Komunikasi yang proaktif ini dapat terwujud dalam 4 cara: (1) Anggota tim memberikan informasi sebelum diminta; (2) Mereka memberikan dukungan dan bantuan sebelum diminta; (3) Mereka mengambil inisiatif tim dengan memberikan bimbingan dan membuat saran kepada anggota tim lainnya; (4) Mereka selalu memberikan kabar ter-update, menciptakan kesadaran situasional untuk anggota tim lainnya.
Kepemimpinan yang kuat sebagai fondasinya. Jika semua anggota tim telah memiliki semua karakteristik seperti disebutkan diatas Sebuah tim tetap masih membutuhkan peran pemimpin yang kuat dan bijaksana. Peran pemimpin tidak hanya sekedar memberi contoh dan memotivasi anggota tim, tetapi juga memberikan umpan balik yang efektif dan untuk memelihara soft skill yang dibutuhkan (seperti yang dijabarkan diatas).

Dinamika kelompok

Suatu kelompok yang terdiri dari dua atau lebih individu yang memiliki hubungan psikologis secara jelas antara anggota satu dengan yang lain dan berlangsung dalam situasi yang dialami. Dinamika kelompok berasal dari kata dinamika dan kelompok. Ada 3 point penting dalam membangun dinamika kelompok yaitu :

1. Peran yang Diambil oleh Anggota Tim Ada 4 peran utama dalam tim yaitu :

Leader. Menjadi seorang pemimpin harus memberikan arahan, visi, motivasi, dan ketentuan kerja tim. Oleh karena itu menjadi pemimpin perlu memiliki pemikiran yang strategis, sehingga keputusan dan pilihan tim sudah dipertimbangkan segala konsekuensinya.
Facilitator. Sebelum membahas lebih jauh, pemimpin juga sebaiknya memiliki sifat menjadi fasilitator ini. Fasilitator berperan sebagai perantara atau ‘jembatan’ untuk mengetahui kebutuhan anggota atau tim untuk mencapai target.
Coach. Peran ini memberikan fasilitas one-on-one session jika seorang anggota tim telah dilatih pada sesuatu. Misal salah satu anggota mendapatkan pelatihan tentang penulisan copywriting, maka peran coach adalah memberikan dukungan dan mengasah kembali kemampuan anggota tersebut.
Member. Anggota dalam tim berperan untuk mewujudkan visi atau target tim. Demi mendapatkan tim yang solid, maka seluruh anggota tim perlu untuk memahami budaya dan visi tim. Tugas anggota ada hadir di tiap pertemuan, melakukan tugas yang diberikan, berpartisipasi dalam memberikan ide, serta mendukung kebijakan yang sekiranya baik untuk tim.

2. Fase Pengembangan Tim Saat Ini
Menurut Tuckman (1965) ada 4 Tahapan/fase dalam pembentukan Tim yaitu :

pembentukan (forming)
tahap peleburan (storming)
Tahap kesepakatan atau penentuan aturan main (norming)
terakhir tahap tim tersebut bekerja (performing

3. Kemampuan untuk Menyelesaikan Konflik/Perlawanan Ada 3 cara dalam menyelesaikan konflik/perlawanan

Negosiasi. Negosiasi adalah bentuk interaksi sosial antarpihak yang berusaha mencari kata sepakat. Dalam interaksi tersebut terjadi perbedaan pendapat yang menghalangi antarpihak mencapai tujuannya. Dalam proses tersebut terjadi tawar menawar untuk menghasilkan sesuatu. Hasilnya nanti adalah kesepakatan pihak yang berinteraksi dan menjadi dasar dibentuknya sebuah aturan baru atau baku.
Mediasi. Mediasi adalah upaya penyelesaian konflik dengan melibatkan pihak ketiga. Dalam penyelesaian konflik tersebut ada perundingan, kesepakatan lewat musyawarah. Karena sifatnya dilandasi dengan musyawarah, maka tidak boleh ada paksaan hasil yang dicapai nanti. Kedua belah pihak merasakan win-win solution dari persoalan yang dihadapi.

Mengasumsi Peran Anggota dalam Tim

Menurut Williams, terdapat 5 peran dari anggota dalam membangun tim kerja yang efektif, yaitu:

Para anggota mengerti dengan baik tujuan tim dan hanya dapat dicapai dengan baik pula dengan dukungan bersama, dan oleh karena itu mempunyai rasa saling ketergantungan, rasa saling memiliki tim dalam melaksanakan tugas.
Para anggota menyumbang keberhasilan tim dengan menerapkan bakat dan pengetahuannya untuk sasaran tim, dapat bekerja dengan secara terbuka, dapat mengekspresikan gagasan, opini dan ketidaksepakatan, peranan dan pertanyaannya disambut dengan baik.
Para anggota berusaha mengerti sudut pandang satu sama lain, didorong untuk mengembangkan keterampilannya dan menerapkan pada pekerjaan, untuk itu mendapat dukungan dari tim.
Para anggota mengakui bahwa konflik adalah hal yang normal, atau hal yang biasa, dan berusaha memecahkan konflik tersebut dengan cepat dan konstruktif (bersifat memperbaiki).
Para anggota berpartisipasi dalam keputusan tim, tetapi mengerti bahwa pemimpin mereka harus membuat peraturan akhir setiap kali tim tidak berhasil membuat suatu keputusan, dan peraturan akhir itu bukan merupakan persesuaian.

Evolusi tim

Evolusi disini berarti juga perubahan, perkembangan dan pertumbuhan tim itu sendiri, adanya evolusi tim berarti tim itu berjalan dan berproses menuju perubahan yang lebih baik hampir dalam semua aspek.evolusi tim sangat dibutuhkan untuk berproses ke arah perbaikan dan sebagai penyegaran untuk tim itu sendiri

Memecahkan konflik

Penyelesaian konflik merupakan beragam cara yang di tempuh untuk memecahkan suatu permasalahan. Cara cara pemecahan konflik usaha manusia untuk meredakan pertikaian atau konflik dalam mencapai kestabilan dinamakan dengan akomodasi

Adapun cara memecahkan konflik bisa dengan :

Mediasi
Komunikasi
Hukum

Mengatasi Penolakan

Penolakan adalah sesuatu yang tidak menyenangkn dan kadang terasa tidak terduga. Realitas kehidupan adalah bahwa penolakan akan menjadi bagian dari kehidupan itu sendiri.

Menerima penolakan sebagai bagian dari kehidupan dan mengakui bahwa hal yang paling penting adalah menemukan cara untuk bangkit dan mencoba lagi adalah perilaku yang sehat
Berikut cara mengatasi akibat dari penolakan:

Jalani masa masa yang mengecewakan
Bicara dengan teman yang bisa di percaya, sebagai pembangkit motivasi
Terima penolakan itu
Jangan menganggap penolakan di tujukan pada diri sendiri
Lakukan kegiatan lain

Upaya Berkomunikasi dalam Kolaborasi

Komunikasi mencakup pengertian yang lebih luas dari sekedar wawancara. Setiap bentuk tingkah laku mengungkapkan pesan tertentu, juga merupakan bentuk komunikasi. Adapun cara untuk meningkat kan komunikasi dalam kolaborasi yaitu

Aktif mendengar pembicaraan
Bersikap terbukaMenjaga komunikasi
Memiliki pemikiran yang terbuka

Panduan dalam Penulisan Kolaborasi

Kenali Individu dalam kelompok, aktif komunikasi bersama team
Jangan menganggap satu orang dalam tim lebih penting daripada yang lain
Mengatur pertemuan pendahuluan untuk menetapkan pedoman
Menyetujui organisasi kelompok
Identifikasi tanggung jawab masing-masing anggota, tetapi izinkan bakat dan keterampilan individu
Menentukan waktu tempat dan lama pertemuan kelompok
Mengikuti jadwal yang di sepakati, tetapi sisakan ruang untuk fleksibilitas
Memberikan umpan balik yang jelas dan tepat kepada anggota
Jadilah pendengar yang aktif
Menggunakan panduan referensi standar untuk masala gaya, dokumentasi, dan format

Teknologi dalam Penulisan Kolaborasi

Dalam penulisan kolaborasi di bagi menjadi 2 yaitu :

1. Peralatan grup

Berbagi pengetahuan. Kelompok kerja dapat memanfaatkan peralatan grup atau platform kolaborasi untuk berbagi file, komunikasi, dapat mengerjakan penyimpanan yang tidak memerlukan pengetahuan pengguna akhir tentang lokasi fisik dan konfigurasi sistem yang memberikan layanan. Sejajar dengan konsep ini daat digambarkan dengan jaringan listrik , di mana pengguna akhir mengkonsumsi daya tanpa perlu memahami perangkat komponen atau infrastruktur yang diperlukan untuk memanfaatkan teknologi dokumen bersama. Sistem ini dapat membantu menambah wawasan luas untuk menghadapi tantangan yang berat.
Komputasi awan. Komputasi awan memberikan kemampuan melalui internet dibandingkan perangkat lunak. Komputasi awan adalah istilah pemasaran untuk teknologi yang menyediakan perangkat lunak , akses data , dan layanan

2. Ruang kerja

Intranet ( terbuka untuk karyawan saja). Intranet adalah jaringan teknologi informasi yang lebih sempit dan privat dibanding internet. Intranet memungkinkan untuk menciptakan ruang kerja digital perusahaan yang memusatkan setiap orang, dokumen, alat, percakapan, dan proyek di dalam perusahaan.
Extranet ( tersedia untuk karyawan dan pihak luar hanya dengan undangan). Ekstranet adalah intranet yang dapat diakses oleh beberapa orang dari luar perusahaan, atau mungkin dibagikan oleh lebih dari satu organisasi. Sedikit lebih luas dibanding intranet, ekstranet mampu menciptakan jaringan pribadi orang-orang yang berkepentingan dengan perusahaan baik internal maupun eksternal (klien, vendor, pemasok, mitra, dan sebagainya) untuk saling berkomunikasi.

Kolaborasi juga dapat melalui perangkat seluler yaitu berupa panggilan suara dan video, konferensi suara dan video, pesan singkat dan kolaborasi waktu nyata.

Memberi dan Menerima Ulasan yang Membangun

Memberi dan menerima umpan balik dalam upaya komunikasi sangat di harapkan. Memberi dan menerima kritik harus dengan cara membangun, misalnya seperti berfokus pada proses dan hasil komunikasi, memberi kritik untuk memperbaiki.

Membuat Meeting Menjadi Produktif

Meeting atau rapat merupakan media untuk berkomunikasi atau berdiskusi secara tatap muka di tempat kerja. Rapat juga sangat penting dalam organisasi maupun perusahaan sehingga membutuhkan keterampilan yang lebih agar rapat tidak terasa membosankan dan tepat waktu.

Menyiapkan Hal untuk Meeting

Pertemuan yang sukses dimulai dengan persiapan yang matang. Gunakan tugas perencanaan berikut ini:

Tentukan Tujuan, Rapat dapat berfokus pada pertukaran informasi, mencapai keputusan, atau berkolaborasi. Apapun tujuan anda, tentukan hasil pertemuan yang sebaik mungkin.
Pilih Peserta Rapat, undang semua orang yang benar-benar perlu dilibatkan, jangan mengundang siapapun yang tidak perlu berada disana.
Pilih Tempat Dan Waktunya, Tinjau fasilitas dan pengaturan tempat duduk. Jika anda terkendali atas waktu, rapat pagi seringkali lebih produktif.
Tetapkan Agendanya, Orang yang akan memperpresentasikan informasi perlu mengetahui apa yang di harapkan dari mereka.

Berkontribusi dan Memimpin Meeting untuk hasil yang efektif

Jaga agar diskusi tetap pada jalurnya, Pemimpin yang baik perlu membimbing,menengahi, menyelidiki, merangsang,meringkas, dan mengarahkan kembali diskusi yang keluar jalur.
Ikuti aturan yang disepakati, semakin besar rapat, semakin formal anda perlu. Pertemuan formal sering menggunakan prosedur parlementer, metode yang telah teruji untuk merencanakan dan menjalankan rapat yang efektif.
Dorong semua orang untuk berpartisipasi, Pertemuan terbaik adalah pertemuan yang semua orang berpartisipasi, jadi jangan biarkan satu atau dua orang mendominasi pertemuan sementara yang lain tetap diam.
Berpartisipasi secara aktif, Berkontribusi pada pokok pembicaraan dan kelancaran interaksi para peserta.
Gunakan perangkat seluler dengan hormat.

Hasil Meeting di tempatkan untuk Penggunaan yang Produktif

Masalah dan peluang
Item tindakan dibahas
Keputusan utama dibuat
Pengumuman penting
Tanggung jawab di tugaskan

Dalam kebanyakan kasus, nilai rapat tidak berakhir saat rapat berakhir. Misalnya, masalah atau peluang yang muncul selama rapat perlu di tangani, item tindakan apapun yang ditugaskan selama rapat perlu ditinjaklanjuti, dan keputusan serta pengumuman kunci harus dibagikan kepada peserta dan mereka yang tidak dapat hadir. Format khusus risalah kurang penting daripada memastikan anda mencatat informasi penting, terutama mengenai tanggung jawab yang diberikan selama rapat. Setiap handout, slide elektronik ,atau dokumen pendukung dapat dilampirkan pada notulen saat dibagikan. Tergantung pada teknologi rapat yang anda inginkan, anda mungkin memiliki perangkat lunak yang di rancang khusus untuk merekam, mendistribusikan, dan menyimpan risalah rapat.

Menggunakan Teknologi Meeting

Teknologi memungkinkan profesional untuk meningkatkan atau bahkan menggantikan pertemuan tradisional. Mengganti pertemuan tatap muka dengan jarak jauh, pertemuan virtual dapat mengurangi biaya, penggunaan sumber daya, dan keausan pada karyawan. Ini juga dapat memberi tim akses ke kumpulan keahlian yang lebih luas.

A. Rapat Virtual

Pesan singkat
Telekonferensi
Telepresencea
Konferensi video

B. Rapat virtual yang sukses

Luangkan waktu ekstra untuk merencanakan sebelum rapat
Lebih rajin saat rapat
Berusaha keras untuk keterlibatan audiensa

Meningkatkan Kemampuan Mendengar

Mendengarkan menjadi wadah sangat penting bagi karyawan/ anggota di sebuah organisasi maupun perusahaan. Sebagai manajer harus lebih mementingkan mendengar karyawan karena mendengar adalah salah satu cara untuk menyelsaikan suatu masalah yang ada di tempat kerja. mendengarkan menjadi cara yang sangat efektif untuk memperkuat hubungan antara karyawan dan manajer.

Mengenali Macam-Macam Tipe Mendengarkan

Pendengar yang efektif menyesuaikan pendekatan mendengarkan mereka dengan situasi yang berbeda dan dapat menggunakan dua atau lebih jenis mendengarkan dalam satu percakapan.

1. Mendengarkan Isi/Konten

Tujuan utama dalam mendengarkan isi/konten adalah untuk memahami dan menyimpan informasi dalam pesan pembicara. Dengan hal ini, pendengar dapat mengajukan pertanyaan untuk mengklarifikasi tetapi tidak dapat membantah atau menghakimi (mengabaikan gaya pembicara dan lebih fokus terhadap informasi yang diberikan).

2. Mendengarkan Secara Kritis

Tujuan dalam mendengarkan secara kritis adalah untuk memahami dan mengevaluasi makna yang ada dalam pesan pembicara pada beberapa tingkatan, yaitu logika pada argumen, kekuatan bukti, validitas pada kesinpulan, implikasi pada pesan, maksud dan motif pembicara, serta penghilangan poin penting atau relevan. Mendengarkan secara kritis tidak berarti bahwa pendengar harus mendengarkan dengan maksud untuk mengkritik, melainkan untuk memahami makna dan implikasi penuh dari pesan pembicara.

3. Mendengarkan Secara Empati

Tujuan dalam mendengarkan secara empati adalah untuk memahami perasaan, kebutuhan, dan keinginan pembicara sehingga pendengar dapat menghargai sudut pandang pembicara, terlepas dari apakah pendengar dan pembicara memiliki perspektif yang sama atau tidak. Sinyal nonverbal seperti ekspresi wajah dan bahasa tubuh dapat membantu pendengar dalam memahami emosi orang lain. Gaya mendengarkan ini memberi orang

kebebasan untuk berbagi tanpa takut dihakimi dan dievaluasi. Dalam pengertian ini, mendengarkan dengan empati adalah keterampilan pelengkap untuk mendengarkan konten, karena pendengar perlu membungkam kemampuan kritis tersebut dan memusatkan perhatian pendengar pada orang lain. Faktanya, informasi yang dipertukarkan dalam percakapan empati terkadang kurang penting daripada sekadar memberi seseorang kesempatan untuk didengar. Mendengarkan secara empati bisa menjadi kebiasaan yang sulit dilakukan, terutama bagi orang yang terbiasa memecahkan masalah dan mengambil alih situasi.

4. Mendengarkan Secara Aktif

Pendengar yang efektif mencoba untuk terlibat dalam mendengarkan secara aktif, membuat upaya sadar untuk mematikan filter dan bias mereka sendiri untuk benar-benar mendengar dan memahami apa yang dikatakan pihak lain. Mereka mengajukan pertanyaan atau meringkas pesan pembicara untuk memverifikasi poin-poin penting dan mendorong pembicara melalui bahasa tubuh yang positif dan umpan balik yang mendukung.

Mendengarkan secara aktif dapat menjadi tantangan bagi orang-orang yang ekstrovert dan asertif, yang mungkin perlu belajar untuk mematikan impuls mereka untuk pimpin percakapan sehingga mereka bisa lebih menerima apa yang sebenarnya coba dikatakan orang lain. Pendengar mungkin pernah berada dalam percakapan di mana pendengar dapat mengatakan bahwa orang lain tidak benar-benar mendengarkan dan sebaliknya dengan tidak sabar menunggu pendengar berhenti berbicara sehingga mereka bisa bicara, itu merupakan kebalikan dari mendengarkan secara aktif.

Memahami proses mendengarkan

Mendengarkan bukanlah proses sederhana yang terjadi secara otomatis, benar-benar mendengar apa yang orang lain katakan membutuhkan usaha dan perhatian. Mendengarkan mengikuti urutan yang sama seperti model proses komunikasi dasar, dengan kesulitan tambahan yang terjadi secara real time. Untuk mendengarkan secara efektif, Pendengar harus berhasil menyelesaikan lima langkah:

Menerima. Secara fisik mendengar pesan dan mengenalinya sebagai informasi yang masuk.
Penguraian Kode. Menetapkan makna pada suara sesuai dengan nilai, kepercayaan, ide, harapan, peran, kebutuhan, dan riwayat pribadi.
Mengingat. Menyimpan informasi untuk diproses di masa mendatang.
Mengevaluasi. Menganalisis kualitas informasi.
Menanggapi. Bereaksi berdasarkan situasi dan sifat informasi.

Jika salah satu dari langkah-langkah ini gagal, proses mendengarkan menjadi kurang efektif atau bahkan gagal sama sekali. Baik sebagai pengirim maupun penerima, pendengar dapat mengurangi tingkat kegagalan dengan mengenali dan mengatasi berbagai hambatan fisik dan mental untuk mendengarkan secara efektif.

Mengatasi Hambatan Untuk Mendengarkan secara Efektif

Mengatasi hambatan interpretasi bisa jadi sulit karena kita mungkin tidak menyadarinya. Persepsi selektif mengarahkan pendengar untuk membentuk pesan agar sesuai dengan kerangka konseptual mereka sendiri. Pendengar terkadang mengambil keputusan sebelum sepenuhnya mendengar pesan pembicara, atau mereka terlibat dalam mendengarkan secara defensif melindungi ego mereka Pendengar yang baik mencari cara untuk mengatasi banyak hambatan potensial untuk mendengarkan dengan sukses. Beberapa faktor yang mungkin tidak dapat dikendalikan, seperti kebisingan sekitar atau penerimaan telepon yang buruk. Namun, pendengar dapat mengontrol faktor lain, seperti tidak menyela pembicara, tidak melakukan multitasking saat seseorang berbicara, dan tidak membuat gangguan yang menyulitkan orang lain untuk memperhatikan. Tindakan seperti menghela nafas atau memeriksa jam tangan juga dapat mengganggu pembicara dan menyebabkan gangguan komunikasi.

Mendengarkan secara selektif adalah salah satu hambatan paling umum untuk mendengarkan secara efektif. Jika pendengar tidak memperhatikan sepanjang waktu seseorang berbicara, pendengar tidak akan dapat mengingat apa yang sebenarnya dikatakan pembicara. Sebaliknya, pendengar akan mengingat apa yang dengan menolak apa pun yang tidak mengkonfirmasi keyakinan mereka atau pandangan mereka tentang diri mereka sendiri.

Bahkan ketika niat pendengar baik, pendengar masih bisa salah mengartikan pesan masuk jika kita dan pembicara tidak cukup berbagi bahasa atau pengalaman. Saat mendengarkan pembicara yang bahasa ibunya atau pengalaman hidupnya berbeda dari pendengar, cobalah untuk memparafrasekan ide orang tersebut. Beri pembicara kesempatan untuk mengkonfirmasi apa yang pendengar pikir dan dengar untuk mengoreksi salah tafsir.

Pendengar yang Efektif :

Mendengarkan secara aktif
Tetap fokus pada pembicara dan percakapan
Mencatat dengan cermat (jika perlu)
Sering melakukan kontak mata dengan pembicara (tergantung pada budaya sampai batas tertentu)
Kendalikan emosi mereka dan jangan biarkan kecemasan mereka menghalangi percakapan
Menguraikan poin-poin kunci secara mental untuk mempertahankan tingkat perhatian dan memastikan pemahaman
Menyesuaikan gaya mendengarkan dengan situasi
Memberikan umpan balik nonverbal kepada pembicara (seperti mengangguk untuk menunjukkan persetujuan atau mengangkat alis untuk menunjukkan keterkejutan atau skeptisisme)
Simpan pertanyaan atau poin ketidaksetujuan sampai waktu tepat
Libatkan orang lain dengan pertanyaan atau dorongan; memvalidasi perasaan orang lain
Mengabaikan perbedaan gaya dan fokus pada pesan pembicara
Membedakan antara poin utama dan detail pendukungMencari kesempatan untuk belajar

Pendengar yang Tidak Efektif

Mendengarkan secara pasif
Biarkan pikiran mereka mengembara, mudah teralihkan, melakukan tugas yang tidak berhubungan
Jangan membuat catatan atau catatan yang tidak efektif
Membuat sedikit atau tanpa kontak mata, atau kontak mata yang tidak tepat
Biarkan emosi mereka mempengaruhi percakapan secara negatif
Parafrase yang gagal
Dengarkan dengan gaya yang sama, tidak peduli situasinya
Gagal memberikan umpan balik nonverbal kepada pembicara
Menginterupsi setiap kali mereka tidak setuju atau tidak mengerti
Gagal untuk terlibat; tidak menawarkan dorongan atau ekspresi pemahaman
Terganggu oleh atau terlalu dipengaruhi oleh perbedaan gaya; menghakimi
Tidak dapat membedakan poin utama dari detail
Asumsikan mereka sudah mengetahui segala sesuatu yang penting untuk diketahui

Meningkatkan Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal adalah proses pengiriman dan penerimaan informasi, baik secara sengaja maupun tidak sengaja, tanpa menggunakan bahasa. Sinyal nonverbal memainkan peran penting dalam komunikasi karena mereka dapat memperkuat atau mengulangi pesan verbal (ketika sinyal nonverbal cocok dengan kata-kata yang diucapkan), melemahkan atau bertentangan dengan pesan verbal (ketika sinyal nonverbal tidak cocok dengan kata-kata), atau menggantikan kata-kata seluruhnya. Sinyal nonverbal merupakan faktor dalam hampir setiap contoh komunikasi, dan sinyal tersebut menyampaikan sebagian besar informasi dan emosi yang

dibagikan dalam komunikasi antarpribadi. Dalam percakapan tatap muka, segala sesuatu mulai dari bahasa tubuh, pakaian, hingga gerakan mata, dapat mempengaruhi pesan dan makna yang diambil pihak lain dari pertukaran. Selama panggilan telepon, nada, laju, dan kualitas suara lainnya dapat mengirimkan sinyal nonverbal. Bahkan dengan pesan tertulis (baik cetak maupun digital), pilihan desain dan pemformatan mengirimkan sinyal nonverbal.

Komunikasi nonverbal merupakan bagian yang menarik dari komunikasi bisnis karena kompleks dan seringkali tidak sesederhana komunikasi verbal. Di sisi pengirim, beberapa sinyal nonverbal dapat dikontrol (seperti memilih apa yang akan dikenakan), beberapa adalah kebiasaan yang mungkin tidak dipikirkan (misalnya, mengetuk jari saat tidak sabar), beberapa dapat dilatih (menggunakan gerakan tangan tertentu selama presentasi), dan beberapa tidak disengaja (seperti tersipu). Di sisi penerima, sinyal nonverbal tidak selalu dapat diandalkan (seseorang yang menghindari kontak mata tidak selalu berusaha menyembunyikan sesuatu, misalnya) dan orang-orang sangat bervariasi dalam kemampuan mereka untuk menafsirkannya dengan benar.

Sinyal nonverbal merupakan faktor dalam hampir setiap contoh komunikasi, dan mereka menyampaikan sebagian besar informasi dan emosi yang dibagikan dalam komunikasi interpersonal.
Komunikasi nonverbal itu kompleks: Tidak semua sinyal dapat dikontrol, dan sinyal tidak selalu berarti apa yang orang pikirkan tentang maksudnya.

Mengingat Komunikasi Nonverbal

Dalam komunikasi interpersonal, enam kategori sinyal nonverbal sangat penting:

1. Ekspresi Wajah

Wajah Anda adalah situs utama untuk mengekspresikan emosi (mengungkapkan jenis dan intensitas perasaan). Mata sangat efektif untuk menunjukkan perhatian dan minat, mempengaruhi orang lain, mengatur interaksi, dan membangun dominasi. Seperti halnya area ekspresi nonverbal lainnya, sinyal wajah dapat sangat bervariasi dari budaya ke budaya. Misalnya, mempertahankan kontak mata biasanya dipandang sebagai tanda ketulusan dan keterbukaan di Amerika Serikat, tetapi kontak mata terus-menerus dianggap tidak sopan di banyak budaya lain.

2. Gerakan, Postur, dan Gaya Berjalan

Cara menggunakan tangan, postur tubuh saat berdiri dan duduk, dan cara berjalan mengirimkan sinyal nonverbal. Mencondongkan tubuh ke depan di kursi adalah cara untuk memberi tahu seseorang bahwa kita sedang memperhatikan. Menyesuaikan “postur kekuatan”, seperti berdiri dengan dagu ke atas, tangan di pinggul, dan kaki menyebar atau condong ke depan dengan tangan di atas meja atau meja dapat membuat Anda merasa lebih percaya diri dan menyampaikan pesan kepercayaan diri. Namun, pertunjukan kekuatan ini juga dapat mengintimidasi orang lain dan mencegah mereka membuka diri.

3. Karakteristik Vokal

Suara membawa pesan yang disengaja dan tidak disengaja. Seorang pembicara dapat dengan sengaja mengontrol nada, kecepatan, dan tekanan untuk menyampaikan pesan tertentu. Karakteristik vokal yang tidak disengaja dapat menyampaikan kebahagiaan, keterkejutan, ketakutan, dan emosi lainnya. Misalnya, rasa takut sering kali meningkatkan nada dan kecepatan suara. Sebagian besar pendengar sangat sensitif terhadap cara orang lain berbicara, jadi pastikan nada suara sesuai dengan pesan yang akan disampaikan.

4. Penampilan Pribadi

Orang-orang menanggapi orang lain berdasarkan penampilan fisik mereka, terkadang adil dan terkadang tidak adil. Meskipun tipe tubuh dan fitur wajah seseorang membatasi, kebanyakan orang dapat mengontrol penampilan mereka sampai tingkat tertentu. Perawatan, pakaian, aksesori, tindikan, tato, gaya rambut dapat mengontrol semua ini. Banyak perusahaan juga memiliki pedoman mengenai pakaian, seni tubuh, dan masalah lainnya.

5. Sentuh

Sentuhan adalah cara penting untuk menyampaikan kehangatan, kenyamanan, dan kepastian serta kontrol. Sentuhan begitu kuat, pada

kenyataannya, diatur oleh adat budaya yang menetapkan siapa yang dapat menyentuh siapa dan bagaimana dalam berbagai keadaan. Seorang manajer mungkin merasa nyaman menggunakan pelukan untuk mengungkapkan dukungan atau ucapan selamat, tetapi bawahannya dapat menafsirkan pelukan itu sebagai pertunjukan dominasi atau minat seksual. Sentuhan adalah subjek yang kompleks.

6. Waktu dan Ruang

Seperti sentuhan, waktu dan ruang dapat digunakan untuk menegaskan otoritas, menunjukkan rasa hormat, menyiratkan keintiman, dan mengirim pesan nonverbal lainnya. Misalnya, jarak di mana orang merasa nyaman berbicara dengan orang lain sangat bervariasi berdasarkan hubungan mereka dengan mereka (dan budaya mereka, sampai taraf tertentu). Beberapa orang mungkin baik-baik saja dengan jarak anggota keluarga yang berdiri satu atau dua kaki jauhnya, tetapi kita mungkin lebih memilih rekan kerja untuk duduk atau berdiri dengan jarak beberapa kaki bila memungkinkan dan orang asing untuk menjauh lebih jauh.

Mengembangkan Tata Cara Bisnis

Etika yang buruk dapat menjauhkan pelanggan, investor, serta audiens kritis lainnya dan dapat membatasi potensi karier.

Etika di Tempat Kerja

Tata cara untuk membantu memastikan tempat kerja menjadi menyenangkan dan produktif:

Hormati waktu orang lain, seperti datang ke kantor dan rapat tepat waktu dan tidak menghabiskan waktu rekan kerja dengan gosip atau obrolan pribadi.
Jangan menyela orang dalam percakapan atau rapat.
Memperhatikan Bahasa, sebagian orang mungkin merasa nyaman dengan kata-kata tidak senonoh dalam percakapan santai, tetapi tidak di lingkungan profesional.
Berpakaian sesuai dengan situasi, untuk menunjukkan rasa hormat terhadap budaya organisasi
Memperhatikan kebersihan, dan hindari menggunakan produk dengan aroma yang kuat. Banyak orang yang terganggu dengan ini, dan ada juga yang alergi terhadapnya.
Hindari makan di meja kerja, terutama di kantor terbuka.
Hormati ruang pribadi orang lain, ketuk sebelum memasuki kantor, dan jangan menerobos masuk ke bilik seseorang tanpa diundang.
Jangan bergosip. Tidak hanya membuang-buang waktu, gosip juga dianggap tidak sopan kepada orang lain.
Jangan masuk kerja saat sakit.
Pertahankan tingkat kebisingan tetap rendah. Ini adalah masalah besar di ruang kerja terbuka, di mana orang hanya dipisahkan oleh dinding bilik pendek dan kadang-kadang bahkan tidak.
Jangan membahas agama, politik, atau masalah emosional lainnya.

Etika dalam Penggunaan Ponsel

Tata cara untuk menggunakan ponsel di tempat kerja:

Sadarilah bagaimana suara kita terdengar. Jangan berbicara dengan monoton; variasikan nada dan infleksi sehingga orang tahu bahwa kita tertarik. Pelan-pelan saat berbicara dengan orang yang bahasa ibunya berbeda.
Bersikaplah sopan saat menelepon seseorang. Identifikasi diri dan organisasi, jelaskan secara singkat mengapa menelepon, dan tanyakan apakah kita menelepon pada waktu yang tepat.
Sampaikan sikap positif dan profesional saat menjawab telepon. Jawab dengan segera dan dengan senyuman sehingga terdengar ramah. Identifikasi diri dan perusahaan. Jika perlu meneruskan panggilan, tahan penelepon terlebih dahulu dan hubungi sendiri orang berikutnya untuk memverifikasi bahwa dia ada.
Akhiri panggilan dengan sopan dan jelas. Tutup dengan ramah, cara yang positif dan periksa kembali semua informasi penting seperti waktu dan tanggal rapat.Gunakan fitur pesan suara sendiri untuk membantu penelepon. Rekam pesan keluar singkat yang terdengar profesional untuk penggunaan reguler. Ketika kita akan pergi atau tidak dapat menjawab telepon untuk waktu yang lama, rekam salam sementara yang memberi tahu penelepon kapan kita akan membalas pesan mereka.
Berhati-hatilah saat meninggalkan pesan pesan suara. Kecuali pesan suara adalah pilihan terbaik atau satu-satunya, pertimbangkan untuk meninggalkan pesan melalui cara lain, seperti pesan teks atau email. Jika ingin meninggalkan pesan pesan suara, buatlah sesingkat mungkin. Tinggalkan nama, nomor, alasan menelepon, dan waktu yang bisa dihubungi.

Etika dalam Penggunaan Mobile Devices

Kebiasaan kita dalam menggunakan perangkat seluler mengatakan banyak tentang seberapa besar rasa hormat kita terhadap orang-orang di sekitar. Hindari beberapa pilihan yang tidak sopan ini:

Menggunakan nada dering yang menjengkelkan
Gagal membisukan telepon selama rapat atau situasi lain di mana telepon akan mengganggu orang lain
Berbicara dengan keras di kantor terbuka atau tempat umum
Berbicara di ponsel tepat di sebelah orang lain
Melakukan atau menerima panggilan pribadi yang tidak perlu di tempat kerja
Melanggar privasi dengan menggunakan kamera ponsel tanpa izin
Menerima atau menelepon di toilet dan tempat lain yang tidak pantas
Mengirim SMS saat makan atau saat seseorang berbicara dengan
Mengizinkan panggilan masuk mengganggu rapat atau diskusi
Menggunakan pengenalan suara sampai mengganggu orang lain

Secara umum, karyawan, manajer, dan pelanggan yang lebih tua kurang toleran terhadap penggunaan perangkat seluler dibandingkan orang yang lebih muda.

Etika dalam Penggunaan Jejaring Sosial

Media digital tampaknya menjadi tempat berkembang biaknya etika yang buruk. Tata cara untuk menghindari kesalahan yang dapat merugikan perusahaan atau karier:

Hindari serangan pribadi. Sifat komunikasi online yang anonim dan instan dapat menyebabkan orang yang berkepala dingin sekalipun kehilangan kesabaran.
Tetap fokus pada topik aslinya. Jika ingin mengubah topik percakapan online, mulailah dengan pesan atau utas baru.
Jangan menampilkan opini sebagai fakta; mendukung fakta dengan bukti. Pedoman ini berlaku untuk semua komunikasi, tentu saja, tetapi tempat online khususnya tampaknya menggoda orang untuk menyajikan keyakinan dan pendapat mereka sebagai kebenaran yang tidak dapat disangkal.
Ikuti ekspektasi dasar tentang ejaan, tanda baca, dan kapitalisasi.
Gunakan perlindungan virus dan selalu perbarui. Mengirim atau memposting file yang berisi virus komputer membahayakan orang lain.
Perhatikan bahasa dan kendalikan emosi.
Hindari multitasking saat menggunakan pesan instan atau alat lainnya.
Jangan pernah menganggap kita memiliki privasi. Asumsikan bahwa apa pun yang kita ketik akan disimpan selamanya, dapat diteruskan ke orang lain, dan mungkin dibaca oleh atasan atau staf keamanan perusahaan.
Jangan buang waktu orang lain dengan pesan yang tidak rapi, membingungkan, atau tidak lengkap.
Hormati batas waktu dan ruang virtual. Misalnya, jangan gunakan akun media sosial pribadi rekan kerja atau karyawan sebagai tempat diskusi bisnis, dan jangan berasumsi bahwa orang-orang selalu ada untuk mendiskusikan masalah pekerjaan, bahkan jika kita menemukannya online di tengah malam.
Berhati-hatilah dengan mekanisme komentar online. Misalnya, banyak blog dan situs web sekarang menggunakan media sosial agar dapat mengomentari artikel.

Etika Berbisnis dalam Lingkungan Sosial

Dari makan siang bisnis hingga konferensi industri, Anda mungkin diminta untuk mewakili perusahaan Anda saat Anda berada di depan umum. Pastikan penampilan dan tindakan Anda sesuai dengan situasi. Kenali kebiasaan budaya saat Anda bertemu orang baru. Jika Anda mampu secara fisik, selalu berdiri saat menjabat tangan seseorang. Saat memperkenalkan diri, sertakan deskripsi singkat tentang peran kita di perusahaan. Saat memperkenalkan dua orang lain, ucapkan nama depan dan belakang mereka dengan jelas dan kemudian cobalah untuk menawarkan beberapa informasi (mungkin minat profesional yang sama) untuk membantu kedua orang tersebut masuk ke dalam percakapan. Secara umum, orang yang berpangkat lebih rendah diperkenalkan ke orang berpangkat senior, tanpa memandang jenis kelamin.

Bisnis sering dilakukan sambil makan, dan mengetahui dasar-dasar etika makan akan membuat kita lebih efektif dan nyaman dalam situasi ini. Jangan membahas politik, agama, atau topik lain apa pun yang cenderung membangkitkan emosi yang kuat. Jangan mengeluh tentang pekerjaan, jangan mengajukan pertanyaan yang sangat pribadi, hindari kata-kata kotor, dan berhati-hatilah dengan humor lelucon yang menghibur beberapa orang dapat dengan mudah menyinggung orang lain. Good Manners membantu kita membuat pilihan yang tepat dalam berbagai situasi sosial

Komunikasi Bisnis