Pengertian dan Hakikat Administrasi

Pengertian Administrasi

Dalam kehidupan tentunya diantara kita pernah mengalami susunan keuangan yang berantakan atau jadwal-jadwal yang tak tersusun dengan rapi. alhasil segalanya menjadi runyam. Begitu pula kita sudah sering mendengar kata administrasi. Tapi, banyak dari kita tidak mengetahui atau bahkan tidak paham apa itu Administrasi. Lalu apa kaitannya administrasi dengan dokumen-dokumen yang berantakan tersebut? Administrasi umumnya dikaitkan dengan surat-menyurat dan dokumen.

Sebelumnya kita harus mengerti dulu apa arti administrasi, Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.

Administrasi berasal dari bahasa Belanda, “Administratie” yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989).

Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973)

Beberapa ahli di bidang administrasi menjelaskan tentang definisi administrasi, diantaranya adalah:

George R. Terry

Menurut George R. Terry, pengertian administrasi adalah kegiatan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Arthur Grager

Menurut Arthur Grager, pengertian administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.

Ulbert

Menurut Ulbert, dalam artian luas arti administrasi adalah penyusunan dan pencatatan data/ informasi secara sistematis, baik internal maupun eksternal sebagai upaya untuk menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkannya kembali, baik itu sebagian ataupun seluruhnya. Sedangkan defenisi administrasi dalam arti sempit dikenal dengan istilah tata usaha.

Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson

Menurut Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson, pengertian administrasi adalah suatu bagian dari ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan dan di mana pekerjaan tersebut harus dilakukan.

Liang gie (Penulis buku “Pengantar Filsafat Ilmu” dan Filsafat Keindahan”)

bahwa pengertian administrasi adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Oleh karena itu, Liang gie juga beranggapan bahwa ilmu administrasi dapat didefinisikan sebagai ilmu yang mempelajari proses (process), kegiatan dan dinamika kerjasama manusia (human teamwork).

Ordway Tead (1945) dalam Democratic administration

bahwa proses dan lembaga yang bertanggungjawab terhadap penentuan tujuan tujuan organisasi serta manajemen yang sedang diusahakan, yang menetapkan kebijakan kebijakan yang luas ditempat tersebut beroperasi dan memberikan pandangan umum serta pengawasan untuk menjaga kefektifan dari keseluruhan operasi sehingga target dapat diraih “Administration is the process and agency which is responsible for the determination of the aims for which an organization and its management are to strive, which establishes the broad policies under which they are to operate and which gives general oversight to the continuing effectiveness of the total operation in reaching the objectives sought “.

Berdasarkan hal tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa, administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Jadi, boleh dibilang bahwa administrasi punya peranan yang sangat penting dalam semua aktivitas sebuah organisasi.

Hakikat Administrasi

Pekerjaan yang umumnya dilakukan oleh setiap orang, umumnya berkaitan dengan penyelesaian setiap administrasi. Selama ini administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan tulis-menulis belaka. Pandangan orang demikian ini tentu bukan tidak beralasan. Secara kegiatan administrasi memang banyak didominasi dalam kegiatan tulis menulis, baik menggunakan alat tulis, mesin ketik atau komputer. padahal banyak teori yang mengatakan kegiatan administrasi lebih dari pada itu. Bahkan ada yang lebih keterlaluan lagi bahwa administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan pendukung saja dalam melengkapai kegiatan yang ada di lapangan, tentunya tidak semua pandangan demikian itu benar. Maka dari itu di butuhkan pemahaman tentang hakikat administrasi.

Administrasi dapat dilihat dari dua sudut pandang yang salig melengkapi antara satu dan lain, sebagai berikut :

Administrasi sebagai ilmu

Ilmu sebagai objek kajian administrasi sepatutnya mengikuti alur pemikiran manusia, yang pendekatannya dilakukan secara radikal, menyeluruh, rasional, dan objektif. Begitu juga dari segi pendekatan spekulatif-spekulatif tertentu bahwa administrasi sebagai ilmu berada pada posisi yang tidak mutlak dan pada tataran kebenaran empirical, di mana terdapat ruang untuk berspekulatif dalam pengembangan ilmu administrasi itu sendiri. Berpikir dengan nilai normative ilmu administrasi merupakan suatu kajian yang mendalam di alam nalar manusia yang dapat menembus cakrawala dunia, ditandai dengan gerak langkah rasionalitas di bidang filsafat ilmu administrasi sebagai berikut :

Ontologism, nilai dasar pemikiran manusia yang menggambarkan tentang kebenaran dasar (apriori), berakar dari pangkal piker yang dikandung oleh ilmu administrasi itu sendiri.
Epistemologis, perkembangan ilmu administrasi dalam pemikiran manusia terhadap rasionalitas melahirkan pandangan yang bercakrawala dan tidak dapat dijangkau sampai batas akhirnya.
Aksiologism, ilmu administrasi akan membarikan makna yang hakiki apabila dapat dimanfaatkan dalam berbagai aspek kehidupan manusia, sehingga member kemudahan dan kelayakan berpikir serta bertindak bagi manusia yang mandalami ilmu administrasi.

Pendalaman ilmu administrasi sebagai suatu kajian teori yang dapat memberikan makna dan manfaat dalam kecerdasan kehiduapan manusia, maka ketangguhan ilmu administrasi dapat terwujud apabila di dalamnya tersaji berbagai penggolongan teori.

o Grand theory

o Middle range theory

o Reinforcement theory

o Grounded theory

Administrasi sebagai pekerjaan

Seseorang ketika berpikir untuk menghayati dan berusaha mengerti terhadap sesuatu permasalahan administrasi, maka orang bersangkutan berpikir tentang rangkaian teori dalam pengembangan ilmu administrasi. Tetapi ketika seorang berpikir untuk melaksanakan sesuatu kegiatan yang ada kaitannya dengan administrasi, maka orang itu berpikir dan melaksanakan profesi atau pekerjaan administrasi. Proses administrasi dimaknai sebagai pola pemikiran dan rangkaian kegiatan untuk pencapaian suatu hasil tertentu dengan professional sesuai tuntutan kegiatan yang harus dilakukan, sehingga hasil yang diinginkan terwujud.

Administrasi berfungsi untuk menemukan pembagian kerja dalam bermacam-macam karakteristik manusia yang berbeda antara satu dengan lainnya. Kemampuan seorang administrator dalam menentukan tujuan lazimnya mempertahankan bentuk moralitas administrasi berdasarkan rasionalitas pembagian kerja dalam suatu organisasi, walaupun kadang tidak terhindarkan pembagian kerja yang dipaksakan karena dipengaruhi oleh berbagai variable yang subjektif terhadap administrator yang bersangkutan.

Manusia bekerja sebagai profesi didorong oleh dua jenis motif. Pertama, motif yang mengutamakan hasil yang dicapai dengan mengabaikan nilai-nilai moralitas walaupun dalam mencapai hasil itu senantiasa mengatasnamakan ajaran moral, ajaran agama, dan ajaran etika, tetapi setelah mencapai hasil yang diinginkan ajaran agama, moral, dan etika ditinggalkan. Motif kedua mengutamakan ajaran moralitas, agama, dan etika secara konsisten serta senantiasa berusaha menghindari biusan jabatan, rupiah, harta, dan semacamnya.

Pekerjaan administrasi dapat diselesaikan secara efektif apabila seluruh pekerja secara berjenjang dapat memahami struktur pekerjaan masing-masing dalam suatu organisasi. Setiap posisi pekerja dalam suatu organisasi selalu membutuhkan tehnik dan metode antara posisi pekerjaan yang satu dengan posisi pekerjaan yang lainnya.

Dari pemabahasan diatas maka kami dapat menyampulkan beberapa hal sebagai berikut:

Dalam kamus Webster’s New Collegiate Dictonary, perkataan art (seni) ini berasal dari bahasa latin “artes” yang berarti “skill” atau keahlian, kemahiran yang diperoleh dari pengalaman ataukah daya cipta yang timbul dari dalam untuk mewujudkan sesuatu, Dengan demikian, administrasi sebagai seni adalah keahlian dan kemampuan kerja sama untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan, atau merupakan sesuatu kecakapan. Di pihak lain ada pengetahuan yang diperoleh dengan jalan pengkajian disebut ilmu. Jadi, pengetahuan sebagai ilmu kalau memenuhi persyaratan sebagai ilmu.

Ilmu Administrasi